Assentra

2. Verantwortlicher

Assentra wurde von Dr. Wagner entwickelt, der als Leitender Oberarzt in der psychosomatischen Abteilung einer Rehabilitationsklinik tätig ist. Das Portal ist aus der klinischen Praxis heraus entstanden, damit Fragebögen im Behandlungsverlauf sicher, verständlich und ohne unnötige Datensammlung eingesetzt werden können.

Die Fragebögen bearbeiten Sie im Rahmen Ihrer Behandlung. Ansprechpartner für alle Fragen zu Ihrer Behandlung und zur Zuordnung Ihrer Fallnummer ist Ihre Behandlungseinrichtung.

3. Geltungsbereich

Diese Hinweise gelten für das Testportal unter kbs.assentra.de. Dort bearbeiten Sie Fragebögen, die Ihre Behandlungseinrichtung für Sie freigeschaltet hat.

4. Fallnummer statt Name: wie das Portal Sie schützt

Das Testportal arbeitet pseudonymisiert. Das bedeutet: Ihre Angaben werden nicht unter Ihrem Namen gespeichert, sondern unter einer Fallnummer. Die Liste, welche Fallnummer zu welcher Person gehört, führt allein Ihre Behandlungseinrichtung. Das Portal selbst kennt Ihren Namen nicht und kann Sie nicht identifizieren.

Für Sie heißt das: Selbst wenn jemand unberechtigt Einblick in die Portaldaten bekäme, sähe er nur Fragebogenantworten zu einer Nummer — ohne zu wissen, um wen es geht.

5. Welche Daten das Portal verarbeitet

Zugangsdaten. Sie melden sich mit den Zugangsdaten an, die Sie von Ihrer Einrichtung erhalten haben (zum Beispiel als Ausdruck mit QR-Code). Das Portal prüft diese Zugangsdaten und speichert sie in gesicherter Form (nicht im Klartext).

Ihre Antworten. Die Antworten, die Sie in den Fragebögen geben, werden unter Ihrer Fallnummer gespeichert und für Ihre Behandlung ausgewertet. Da es sich um Fragen zu Ihrem Befinden handelt, sind das gesundheitsbezogene Angaben. Sie werden ausschließlich für Ihre Behandlung verwendet und nur den daran beteiligten Fachkräften Ihrer Einrichtung zugänglich gemacht.

Sitzungscookie. Nach der Anmeldung speichert Ihr Browser ein technisch notwendiges Sitzungscookie mit einem zufälligen Wert. Es sorgt dafür, dass Sie während der Bearbeitung angemeldet bleiben. Es enthält keine persönlichen Daten, wird nicht für Werbung oder Analyse verwendet und läuft automatisch ab. Ein Cookie-Banner ist für dieses notwendige Cookie gesetzlich nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Technische Zugriffsdaten. Beim Aufruf des Portals verarbeitet der Server automatisch technische Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite). Diese Daten dienen ausschließlich dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Sie werden nicht mit Ihren Fragebogenantworten zusammengeführt, um Sie zu identifizieren.

6. Freiwillige E-Mail-Erinnerungen

Wenn Sie möchten, können Sie über Ihre Einrichtung eine E-Mail-Adresse hinterlegen, um erinnert zu werden, wenn ein neuer Fragebogen bereitsteht oder eine Bearbeitungsfrist abläuft. Das ist freiwillig und für die Nutzung des Portals nicht erforderlich.

Dabei gelten besondere Schutzmaßnahmen:

• Ihre E-Mail-Adresse wird getrennt von allen Behandlungsdaten in einem verschlüsselten Adressspeicher abgelegt. Das Portal- und Fallsystem selbst kann die Adresse nicht auslesen.
• Sie erhalten zunächst eine Bestätigungs-E-Mail. Erst wenn Sie den Bestätigungslink aktiv anklicken, werden Erinnerungen versendet.
• Die Erinnerungen sind bewusst neutral gehalten. Sie enthalten weder Ihre Fallnummer noch Angaben zu Fragebögen, Ergebnissen oder Ihrer Behandlung — nur den Hinweis, dass im Portal etwas für Sie bereitliegt.
• Sie können die Einwilligung jederzeit über Ihre Einrichtung widerrufen. Ihre Adresse wird dann gelöscht.

Der Versand der E-Mails erfolgt über Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland). Dabei erhält Microsoft Ihre E-Mail-Adresse und den neutralen Inhalt der Nachricht. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, stützt Microsoft dies nach eigener Angabe auf die anwendbaren Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Fragebogenantworten erfolgt im Rahmen Ihrer Behandlung (Art. 9 Abs. 2 lit. h DS-GVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Die technischen Zugriffsdaten und Schutzmaßnahmen stützen sich auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Die freiwilligen E-Mail-Erinnerungen beruhen auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

8. Sicherheit

Ihre Daten werden durch mehrere, voneinander unabhängige Schutzschichten gesichert. Jede Schicht wirkt auch dann noch, wenn eine andere versagen sollte:

• Pseudonymisierung als Fundament: Im Portal gibt es keine Namen, nur Fallnummern. Diese Schutzschicht ist deshalb besonders wirksam, weil sie nicht von Technik abhängt: Was nicht gespeichert ist, kann auch bei einem Angriff nicht gestohlen werden. Die Verbindung zwischen Fallnummer und Person existiert nur in Ihrer Behandlungseinrichtung.
• Verschlüsselte Übertragung: Alles, was zwischen Ihrem Gerät und dem Portal ausgetauscht wird — Zugangsdaten wie Antworten —, ist auf dem gesamten Weg TLS-verschlüsselt (erkennbar am Schloss-Symbol im Browser). Niemand kann auf dem Übertragungsweg mitlesen.
• Zugangsschutz: Ihre Fragebögen sind nur mit Ihren persönlichen Zugangsdaten erreichbar. Diese werden im System nicht im Klartext, sondern nur in kryptographisch gesicherter Form gespeichert — selbst der Betreiber kann sie nicht auslesen. Wiederholte Fehlversuche werden automatisch verlangsamt und begrenzt, sodass ein systematisches Durchprobieren von Zugangsdaten ins Leere läuft.
• Geschützte Sitzung: Das Sitzungscookie ist so gesetzt, dass es nur verschlüsselt übertragen wird und für Skripte fremder Webseiten unzugänglich ist. Serverseitig wird nur eine gesicherte Prüfsumme der Sitzung gespeichert. Die Sitzung läuft automatisch ab.
• Getrennte Systeme für getrennte Daten: Eine freiwillig hinterlegte E-Mail-Adresse wird nicht bei den Testdaten gespeichert, sondern verschlüsselt in einem eigenen Adressspeicher mit eigener Datenbank und eigenen Zugriffsrechten. Die Verschlüsselung ist so aufgebaut, dass das Portal- und Fallsystem Adressen zwar ablegen, aber technisch nicht wieder auslesen kann — den dafür nötigen Schlüssel besitzt allein eine abgeschottete Versandkomponente. So bleiben Ihre Testdaten und Ihre Kontaktdaten selbst innerhalb des Systems füreinander unlesbar.
• Prüfung statt Vertrauen: Alle fachlichen Regeln — wer welchen Fragebogen sehen darf, welche Antworten gültig sind — werden auf dem Server geprüft, nicht im Browser. Manipulationen am eigenen Gerät verschaffen keinen Zugriff auf fremde Daten.
• Kein Tracking, keine Fremddienste: Das Portal lädt keine Analyse-, Werbe- oder Statistikdienste Dritter und keine fremden Skripte. Was Sie im Portal bearbeiten, bleibt im Portal.
• Betrieb in Deutschland: Server und Daten liegen in einem deutschen Rechenzentrum (siehe Abschnitt 9); Softwarestand und Sicherheitsmechanismen werden laufend aktualisiert und automatisiert getestet.

9. Hosting

Das Portal wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Hetzner verarbeitet technische Betriebsdaten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Weitere Empfänger erhalten Daten nur, wenn dies für den technischen Betrieb erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

10. Speicherdauer

Ihre Fragebogenantworten werden so lange aufbewahrt, wie es für Ihre Behandlung und die damit verbundenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Technische Zugriffs- und Sicherheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den sicheren Betrieb benötigt werden. Eine hinterlegte E-Mail-Adresse wird gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wenn sie nicht innerhalb von 30 Tagen bestätigt wird oder wenn Ihr Fall gelöscht wird.

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen.

Eine Besonderheit ergibt sich aus dem Schutzkonzept selbst: Da das Portal Sie nicht identifizieren kann, wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte am einfachsten an Ihre Behandlungseinrichtung — sie kann Ihre Fallnummer zuordnen. Sie können sich auch direkt an admin@assentra.de wenden; in diesem Fall kann eine Zuordnung nur gemeinsam mit Ihrer Einrichtung erfolgen (Art. 11 DS-GVO).

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für den Verantwortlichen ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

13. Keine automatisierten Entscheidungen

Ihre Fragebogenantworten werden rechnerisch ausgewertet (zum Beispiel als Punktwerte). Diese Auswertungen sind Arbeitsgrundlage für die Fachkräfte Ihrer Einrichtung. Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt — über Ihre Behandlung entscheiden Menschen.

14. Stand und Änderungen

Stand: 19. Juli 2026.

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich die technische Verarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern.